Sacadas da Ata de Registro de Preços: cuidados especiais.

A Ata de Registro de Preços – ARP – nada mais é que uma tabela com preços e os fornecedores que se comprometeram a fornecer pelos preços registrados.

Não confundir a Ata do SRP com contrato. Enquanto o contrato cria vínculo da Administração Pública com o Fornecedor, a Ata somente obriga o fornecedor a entregar o produto nas condições estabelecidas na ARP e a Adm. Pública somente faz as aquisições quando for do seu interesse dentro do prazo de validade da Ata.

O Sistema de Registro de Preços funciona de forma semelhante ao modelo Toyotista de Administração (Just in time) que diz sobre a estruturação de uma eficiente rede de fornecedores, estrategicamente dispostos e sob o jugo do Zero Defeito, com a entrega de quantidades exatas em prazos exatos, na qualidade perfeita e contratada.

Requer do seu cliente (Adm. Pública) que ele trabalhe com base num adequado planejamento e gestão de estoques de suas aquisições para o período de 12 meses.

O Registro de Preços, bem como o planejamento de compras, estão previstos no artigo 15 da lei 8.666/93.

Logo, sempre que você estiver diante de um edital de registro de preços deve procurar saber se está definida a estratégia de suprimento incluindo a forma, quantidades e periodicidade do fornecimento de forma que você tenha condições de se planejar e negociar com seu fornecedor a melhor forma de faturamento de acordo com as regras de entrega do seu cliente lhe facilitando apresentar uma proposta competitiva.

Ressalto que é obrigação da Adm. Pública dispor sobre esses dados no Termo de Referencia.

Certa vez uma organização pública abriu um pregão para a compra de uma tonelada de café, sem dizer a quantidade a ser fornecido por etapa de entrega. Tratava-se de produto que seria entregue em várias regiões do Estado de São Paulo. Veja: ninguém questiona. Você vence o Pregão e assina a Ata. Seu cliente te liga pedindo 20 quilos de café: você vai se deparar com uma entrega cuja quantidade não cobre o custo de entrega. Por essa razão, não deixe de questionar esses aspectos antes de entrar numa furada.

Sabemos que uma empresa está ativa no mercado para vender seu produto e obter lucro, senão seria outra coisa menos uma empresa. Entretanto, não se precipite porque o que pode parecer um bom negócio se torna na verdade uma grande dor de cabeça.

Tratando-se de licitações, as regras e penalidades previstas na Lei Nº 8.443, DE 16 DE JULHO DE 1992 (Lei Orgânica do Tribunal de Contas da União – TCU) aplicam-se tanto à Adm. Pública quanto às empresas e outras pessoas jurídicas que fizerem transações comerciais com o dinheiro público, inclusive o terceiro setor.

Portanto, todo o cuidado é pouco especialmente quando se tratar de fornecimento de alto vulto financeiro.

Então vão as dicas:

•  É comum, por exemplo, o cliente público solicitar entrega de produto constante da Ata que já venceu, entretanto, no ano anterior foi feito o empenho com base nesta Ata quando ainda era vigente. Ressalto que em aquisições pelo Registro de Preços, uma vez empenhado, o órgão da Adm. Pública (cliente público do fornecedor) tem até o final do exercício para realizar a aquisição com o referido empenho. Trata-se de uma forma de mascarar a prorrogação da Ata, já que esta não pode ultrapassar a vigência de 12 meses.
• Os Municípios e Estados podem ter seus próprios regulamentos de Registro de Preços, permitindo devendo ser observado pelos fornecedores.
• Não deixe de observar a periodicidade, a quantidade por cada parcela e o prazo de entrega. Não estando previsto no termo de referencia, cobre tal informação.
• Nunca deixe de impugnar o edital quando pela prática de mercado o prazo for muito curto para realizar a entrega, sempre mostrando de forma clara como funciona o mercado de acordo com cada tipo de produto e sua logística.
• Nunca deixe de fazer a impugnação do edital quando o preço estimado estiver aquém do mercado, demonstrando sempre com provas do que você paga para fornecer.
• O órgão da Administração Pública é obrigado a te informar o preço estimado via e-mail. Portanto não estando previsto no Edital, não deixe de solicitar.
• Lembre-se sempre que a apresentação da proposta representa sua concordância com os termos do edital e todos os seus anexos.
• O Termo de Referencia é o projeto que define o que será fornecido e todas as regras de entrega, é o mais importante documento da licitação.
• Cuidado em atender a solicitações quando a Ata estiver vencida. Todo o cuidado é pouco. Recomendo não atender.
• Observe os pontos de entregas e os custos inerentes.
• Na forma da lei o Fornecedor não pode desistir da proposta, o risco de sofrer penalidades é grande.
• Durante a vigência da Ata o Fornecedor pode solicitar repactuação dos preços, desde que comprove que a variação tornou o fornecimento inviável. Você demonstra essa realidade com as notas fiscais de compra.
• O Fornecedor não está obrigado a assinar a Ata após a vigência de sua proposta. Pense a respeito.
• Se sua Ata for de serviços e estiver previsto a assinatura da Ata, observe que o contrato somente pode ser assinado dentro da validade da Ata de Registro de Preços.
• Não aceite fornecer além da quantidade prevista na Ata, exceto se for licitação Municipal ou Estadual e se estes Entes possuem Regulamentos próprios que permitem fazer acréscimos de quantidade nas Atas de Registro de Preços. Nas licitações Federais o Decreto Nº 7.892, DE 23 DE JANEIRO DE 2013, não permite fazer acréscimos na Ata.
• Quando seu cliente te chamar para reduzir o preço com a alegação de que no mercado o preço está menor, você não está obrigado a aceitar, e nem sujeito a nenhuma penalidade. Simplesmente seu compromisso será desfeito.
• Quando o preço do mercado estiver maior que o seu preço previsto na Ata de Registro de Preços, você deverá comunicar tal fato com as devidas provas antes que seu cliente faça qualquer solicitação.
• Todo documento que você protocolar fisicamente no seu cliente público, não deixe de verificar se constam dia e hora do protocolo.
• Cuidado para que a desorganização da Administração Pública não lhe prejudique.
• Cuidado se seu produto é dolarizado, porque o Tribunal de Contas União não aceita, em regra, a repactuação do valor do fornecimento ou do contrato com base na alegação da variação cambial. O TCU entende que o empresário já conhece o risco e por isso deve embutir no preço tais riscos.

Fundamento: Lei 8.666/93. Lei 10.520/02. Decreto Nº 7.892, DE 23 DE JANEIRO DE 2013. Jurisprudência do TCU.